DATEV-Export fürs Handwerk: Daten sauber an den Steuerberater übergeben

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Schuhkarton, Excel und der Anruf vom Steuerberater haben ein Ende

Bei vielen Betrieben landet die Buchhaltung im Schuhkarton oder in einer Excel-Tabelle, die außer dir niemand versteht. Am Monatsende beginnt das Telefonieren mit der Kanzlei: Was ist das für eine Rechnung, welcher Betrag ist netto, wann wurde bezahlt. Deine Kanzlei tippt deine Belege ab, stellt Rückfragen und rechnet jede Stunde ab. Jeder Bruch zwischen deiner Software und der Buchhaltung kostet dich Zeit, Geld und Nerven.

• ✓Belege abtippen frisst Zeit bei dir und in der Kanzlei
• ✓Rückfragen zu Beträgen, Daten und Steuersätzen ziehen sich
• ✓Jede erfasste Stunde in der Kanzlei steht auf deiner Rechnung

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Belege übergeben statt erklären: einmal im Monat, fertig

Mit baubit übergibst du saubere Zahlen statt einen Stapel Papier. Deine Einnahmen, Ausgaben und Rechnungen liegen strukturiert im System, weil sie direkt im Betrieb entstehen. Daraus machst du die DATEV-Übergabedatei oder wählst den Lexware-Office- oder CSV-Export. Du reichst weniger nach und musst kaum noch etwas erklären. Die Daten entstehen einmal im Betrieb und landen im Format, das deine Kanzlei direkt weiterverarbeitet.

• ✓Die Übergabedatei kommt fertig aus baubit, kein Abtippen mehr
• ✓Weniger Rückfragen zu Beträgen, Daten und Steuersätzen
• ✓Weniger abgerechnete Stunden, weil die Kanzlei prüft statt erfasst

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Warum die Buchhaltung bei deiner Kanzlei teuer wird, und wie du das änderst

Deine Kanzlei rechnet in aller Regel nach dem Aufwand ab, den deine Unterlagen ihr machen. Unsortierte Belege, fehlende Angaben und Rückfragen per Telefon oder Mail kosten Zeit, und genau diese Zeit steht auf deiner Rechnung. Kommen deine Zahlen dagegen strukturiert und vollständig an, sinkt der Aufwand in der Kanzlei spürbar: Sie prüft, statt zu erfassen und abzutippen. Das merkst du zuerst an weniger Rückfragen, langfristig auch an der Rechnung deiner Kanzlei.

• ✓Unsortierte Belege und Rückfragen kosten Zeit, und Zeit kostet dich Geld
• ✓Strukturierte Daten verkürzen die Prüfzeit in der Kanzlei
• ✓Weniger Abtippen und Rückfragen wirken sich auf deine Kanzleikosten aus

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In vier Schritten vom Beleg zur Übergabedatei

So kommen deine Daten vom Beleg bis in die Kanzlei: Du erfasst Belege laufend über die KI-Belegerfassung, hinterlegst einmalig die Vorgaben deiner Kanzlei, wählst den Zeitraum und erzeugst die Export-Datei, und übergibst sie deiner Kanzlei zur Verbuchung. Der ganze Weg läuft in baubit, ohne Zwischenschritt in Excel.

• ✓Belege erfassen: Foto oder PDF hochladen, die KI liest Datum, Betrag, Lieferant, Kategorie und MwSt-Satz aus
• ✓Einstellungen einmalig setzen: Berater-Nummer, Mandanten-Nummer und Kontenrahmen nach Vorgabe deiner Kanzlei hinterlegen
• ✓Zeitraum wählen und Export erzeugen: DATEV-, Lexware-Office- oder CSV-Datei
• ✓Datei an die Kanzlei übergeben: deine Kanzlei liest sie ein und verbucht

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DATEV-Export im richtigen Format: deine Kanzlei liest direkt ein

baubit erzeugt einen DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format (Formatversion 13), wahlweise für den Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 mit vierstelliger Sachkontenlänge, den praktisch jede Kanzlei direkt in ihre DATEV-Umgebung einliest. Die einmalige Einstellung machst du nach Vorgabe deiner Kanzlei. Der Export ist auf die Ist-Versteuerung nach Zufluss und auf das Wirtschaftsjahr gleich Kalenderjahr ausgelegt, den Standardfall im Handwerk, die Beträge kommen automatisch pro Steuersatz getrennt, und jeder Kunde bekommt automatisch eine eigene, dauerhafte Debitorennummer, die du nicht von Hand pflegen musst. Deine Kanzlei bekommt keinen Rohdaten-Wust, sondern eine geordnete Grundlage, die sie in ihrem System prüft, bei Bedarf anpasst und verbucht.

• ✓EXTF-Buchungsstapel, Formatversion 13, für SKR03 oder SKR04 mit vierstelliger Sachkontenlänge
• ✓Einmalige Einstellung nach Vorgabe deiner Kanzlei
• ✓Ist-Versteuerung nach Zufluss und Kalenderjahr, Beträge automatisch je Steuersatz getrennt
• ✓Debitorennummern werden automatisch und dauerhaft je Kunde vergeben

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Lexware Office und CSV: der passende Übergabeweg für jede Kanzlei

Nicht jede Kanzlei arbeitet mit DATEV. Deshalb übergibst du deine Daten so, wie es für dein Steuerbüro passt: als DATEV-Übergabedatei, per Lexware-Office-Export oder als generischen CSV-Export für jedes andere Programm oder eine Tabelle. Beide Alternativ-Exporte sind gegen Formel-Injektion abgesichert: Felder, die mit Zeichen wie Gleich oder Plus beginnen, werden so entschärft, dass beim Öffnen in Excel oder einem anderen Tool keine Formel ausgeführt wird. Du erzeugst die Datei im Betrieb und schickst sie ans Steuerbüro, die Verbuchung bleibt bei der Kanzlei.

• ✓DATEV-Übergabedatei im EXTF-Format für die meisten Kanzleien
• ✓Lexware-Office-Export als zweiter fertiger Übergabeweg
• ✓Generischer CSV-Export für jedes andere Programm oder eine Tabelle, abgesichert gegen Formel-Injektion
• ✓Du übergibst vorbereitete Daten, die Verbuchung bleibt beim Steuerbüro

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Was baubit liefert, was deine Kanzlei macht

baubit bucht nicht, kontiert nicht und ersetzt deinen Steuerberater nicht. baubit bereitet vor, validiert und exportiert, deine Kanzlei liest ein, kontiert und reicht offiziell ein. Diese klare Trennung ist Absicht: Du bekommst die Zeitersparnis einer sauberen Vorarbeit, deine Kanzlei behält die volle fachliche Kontrolle und Verantwortung, die ihr gesetzlich zusteht. Niemand nimmt ihr etwas weg, sie bekommt nur ordentlichere Unterlagen.

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Was baubit bewusst nicht automatisch mitbucht

Manche Sonderfälle bucht baubit bewusst nicht automatisch mit, damit nichts falsch verbucht wird, das du hinterher korrigieren musst. Die Verrechnung von Abschlagsrechnungen mit der Schlussrechnung läuft nicht automatisch mit, das stimmst du direkt mit deiner Kanzlei ab. Bei Stornos exportiert baubit nur den sauberen Regelfall, eine Rechnung, die vollständig und ohne Besonderheiten zurückgezahlt wurde. Teilzahlungen, Skonto oder Rücklastschriften bei einem Storno bespricht du mit deiner Kanzlei. Abgedeckt sind aktuell die Ist-Versteuerung und ein Wirtschaftsjahr gleich Kalenderjahr, die Standardfälle im Handwerk.

• ✓Abschlags- und Schlussrechnungen: die Verrechnung stimmst du mit deiner Kanzlei ab
• ✓Stornos: nur der vollständig und sauber zurückgezahlte Regelfall läuft automatisch mit
• ✓Aktuell abgedeckt: Ist-Versteuerung und Kalenderjahr als Wirtschaftsjahr

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KI-Belegerfassung: Foto rein, saubere Daten raus

Damit dein DATEV-Export Hand und Fuß hat, müssen die Belege sauber im System landen. Dafür fotografierst du einen Beleg oder lädst ein PDF hoch. Die KI liest Datum, Betrag, Beschreibung, Lieferant, Kategorie und MwSt-Satz aus und schlägt sie dir vor. Du prüfst kurz, bestätigst, fertig. Über das Jahr entsteht so eine vollständige, strukturierte Belegsammlung, aus der am Monatsende die saubere Übergabedatei wird. Bis zu 100 Scans pro Monat und Firma sind enthalten.

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Für wen baubit gemacht ist

baubit ist Handwerkersoftware für alle Gewerke, mit Schwerpunkt Elektro und SHK. Diese Funktion ist für dich, wenn du als Betriebsinhaber Ruhe vor dem Belegchaos willst und deinem Steuerberater die Arbeit und dir die Kosten leichter machen möchtest. Gebaut wurde baubit von einem Praktiker auf dem Bau, der das Hin und Her mit der Buchhaltung aus dem eigenen Betrieb kennt. Gehostet in Deutschland, DSGVO-konform, mobil-first.