Einsatzplanung und Auftragsplanung im Handwerk: wer macht was, wann und wo

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Deine ganze Mannschaft auf einem Board

Ein Auftrag wird verschoben, der Monteur weiß es nicht, der Kunde ruft sauer an. Mit der Einsatzplanung für dein Handwerk ziehst du jeden Auftrag per Drag & Drop auf den richtigen Mitarbeiter und den richtigen Tag, fertig. Jeder im Team sieht, wer wann wo ist. Keine vergessenen Termine, kein Rätselraten am Montagmorgen. Disposition, Monteurplanung, Auftragsplanung: Du hast deinen ganzen Betrieb auf einem einzigen Board und weißt jederzeit, was läuft.

• Aufträge per Drag & Drop verteilen statt am Whiteboard schieben
• Jeder Mitarbeiter sieht seine Termine, du den ganzen Betrieb
• Ein aktuelles Board ersetzt Magnettafel und WhatsApp-Gruppen

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So funktioniert die digitale Plantafel

Die Plantafel ist dein Dispositions-Board: links ein Pool mit allen noch nicht verplanten Aufträgen, oben die Tage, daneben eine eigene Zeile für jeden Mitarbeiter. Du greifst einen Auftrag aus dem Pool und legst ihn auf Mitarbeiter und Tag ab. Dann fragt dich baumacht nach der Dauer, du kannst weitere Mitarbeiter für denselben Tag ankreuzen und eine Wiederholung setzen, und mit einem Klick stehen alle Einsätze auf der Tafel. Der zugewiesene Monteur sieht den Auftrag danach in seiner App.

• Drag and Drop: Auftrag auf Mitarbeiter und Tag ziehen, dann Dauer bestätigen
• Bestehende Einsätze zwischen Monteuren und Tagen verschieben, ebenfalls mit der Maus
• Pool "Nicht verplant": alles ohne Einsatz sammelt sich an einer Stelle, sortierbar nach Alter, Titel A bis Z oder größtem Aufwand
• Einen Einsatz zurück in den Pool ziehen nimmt die Tagesplanung wieder heraus
• Eigene Zeile pro Mitarbeiter: du siehst sofort, wer wie voll ist
• Mehrtägige Aufträge laufen als durchgehender Balken über mehrere Tage
• Spontaner Einsatz ohne bestehenden Auftrag: Titel, Tag und Dauer reichen, die Verknüpfung mit einem Auftrag ist optional

Ein Vorgang, mehrere Einsätze: Dauer, Team, Wiederholung, Rückgängig

Beim Verplanen legst du nicht nur einen Termin an. Du setzt die Dauer auf ganzen Tag oder auf Stunden und Minuten, wobei baumacht dir aus der geschätzten Auftragsdauer einen Wert vorschlägt. In derselben Maske kreuzt du weitere Mitarbeiter für denselben Tag an und wählst bei Bedarf eine Wiederholung: wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich, jeweils bis zu einem Datum. Auf dem Knopf steht, wie viele Einsätze daraus entstehen, und mit einem Klick legt baumacht sie alle zusammen an. Passt etwas nicht, nimmst du den ganzen Vorgang mit "Rückgängig" zurück. Denselben Weg öffnest du ohne Ziehen über den Knopf "+ Verplanen" in der Werkzeugleiste, der mit der Tastatur genauso funktioniert wie mit der Maus.

• Dauer je Einsatz: ganzer Tag oder Stunden und Minuten, mit Vorschlag aus der Auftragsschätzung
• Weitere Mitarbeiter am selben Tag in einem Vorgang einplanen
• Wiederholung wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich, bis zu einem Enddatum
• Der Knopf nennt die Zahl der Einsätze, bevor du ihn drückst
• "Rückgängig" nimmt den ganzen Vorgang zurück, nicht nur eine Zeile
• "+ Verplanen" in der Werkzeugleiste als Klick- und Tastaturweg ohne Ziehen

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Tag, Woche, Monat: die passende Ansicht für jede Frage

Für die grobe Planung wechselst du in die Wochen- oder Monatsansicht und siehst, wie die nächsten Wochen aussehen und wo noch Luft ist. Steht der Tag bevor, schaltest du auf die Tagesansicht und planst die Einsätze für morgen früh durch. Drei Ansichten, ein Board: du springst per Klick zwischen Überblick und Detailplanung, ohne das Werkzeug zu wechseln. In der Wochenansicht bekommen die Werktage den Platz, den sie im Handwerk brauchen; Samstag und Sonntag stehen schmal am Rand und klappen erst auf, wenn du sie anklickst.

• Wochenansicht als Standard-Board für die laufende Disposition, mit breiten Werktagen
• Samstag und Sonntag eingeklappt, per Klick aufklappbar, wenn wirklich jemand arbeitet
• Monatsansicht für den Blick nach vorn und freie Kapazitäten
• Tagesansicht für die konkrete Einsatzplanung des Tages

Auftragsplanung: aus dem Auftrag wird der Einsatz an einem Tag

In der Wochen- und der Monatsansicht planst du vom Auftrag her. Du ziehst den Auftrag auf einen Mitarbeiter und einen Tag, und daraus wird ein Einsatz genau an diesem Tag bei genau diesem Monteur. Der Auftrag selbst wird dabei nicht umdatiert, wenn er schon einen Zeitraum hat; nur ein Auftrag ganz ohne Zeitraum bekommt ab dem Zieltag eine erste Strecke, gerechnet mit acht Stunden je Werktag, damit die Auslastung überhaupt einen Nenner hat. Genau deshalb kannst du Lena für Montag und Markus für Mittwoch auf dieselbe Baustelle setzen, ohne dass sich die beiden gegenseitig den Termin verschieben. Die Zuweisung des Auftrags an den Monteur entsteht automatisch mit, damit er den Auftrag in seiner App sieht und seine Zeiten darauf buchen kann. Material für dieselbe Baustelle erfasst du nicht hier, sondern direkt am Auftrag in der Materialverwaltung, Büro und Baustelle sehen dort denselben Stand.

• Ein Auftrag, mehrere Monteure an verschiedenen Tagen, ohne dass sich die Termine überschreiben
• Ein Auftrag mit Zeitraum bleibt beim Verplanen unangetastet
• Die Auftragszuweisung entsteht mit dem Einsatz, der Monteur sieht ihn sofort in der App
• Die Adresse des Auftrags steht auf der Karte, so ordnest du Baustelle und Team eindeutig zu

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Monteurplanung auf dem Handy: die Tagesliste für unterwegs

Auf dem Handy ist ein Raster aus Mitarbeitern und Tagen unbrauchbar, da passt kaum ein Tag auf den Bildschirm. Deshalb zeigt baumacht dieselbe Planung auf kleinen Bildschirmen als Tagesliste. Du wählst den Tag, und darunter steht je Mitarbeiter ein Block mit seinem Namen, seinen Stunden gegen die Tageskapazität und dem, was ansteht: Abwesenheit, Einsätze nach Uhrzeit, dazu blass die Aufträge, auf die er zwar zugewiesen ist, für die aber an dem Tag kein Einsatz steht. Wer nichts hat, steht im Kasten "Frei", je Person eine Zeile mit einem Knopf "Verplanen". Darunter klappst du den Pool "Nicht verplant" auf, wo jeder Auftrag ebenfalls einen Verplanen-Knopf hat. So beantwortest du unterwegs die Frage, die auf der Baustelle wirklich zählt: wer ist heute wo, und wen kann ich noch schicken.

• Tagesliste statt Raster auf Handy und schmalem Tablet
• Ein Block je Mitarbeiter mit Stunden gegen die Tageskapazität und Warnzeichen bei Überbuchung
• Abwesenheit, Einsätze mit Uhrzeit und die zugewiesenen Aufträge ohne Einsatz je Person
• Kasten "Frei": eine Zeile je freier Person, jede mit Knopf "Verplanen"
• Auch wer halbtags abwesend ist, aber noch Stunden frei hat, bekommt den Knopf
• Verplanen läuft über denselben Weg wie am Rechner, mit "Rückgängig" für den ganzen Vorgang

Einsatzplanung: der Einsatz auf die Viertelstunde genau am Tag

Die Tagesansicht geht eine Ebene tiefer. Sie zeigt eine Stundenachse von 6 bis 19 Uhr, jeder Mitarbeiter hat seine eigene Zeile, wie ein Dienstplan zum Ziehen und Ablegen. Du ziehst einen Einsatz auf die passende Uhrzeit, und du ziehst am linken oder rechten Rand, um Start oder Ende zu verändern, in Schritten von 15 Minuten. Ein Einsatz kann, muss aber nicht an einen Auftrag gekoppelt sein, so planst du auch den kurzen Störungseinsatz zwischen zwei großen Aufträgen ein. Ob du dazu Dienstplan, Einsatzplan oder Plantafel sagst: gemeint ist genau dieses Werkzeug.

• Ziehen verschiebt den Einsatz auf einen anderen Mitarbeiter oder eine andere Uhrzeit
• Am Rand ziehen verlängert oder verkürzt den Einsatz, gerastet auf 15 Minuten
• "+ Einsatz" reicht: Titel, Tag und Dauer, ganz ohne bestehenden Auftrag

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Montagmorgen, sechs Monteure, drei Baustellen: einer meldet sich krank

Du öffnest die Wochenansicht, Montag ist die erste Spalte, deine sechs Monteure sind auf drei Baustellen verteilt. Dann klingelt das Telefon: ein Monteur ist krank. Sobald die Krankmeldung erfasst ist, zeigt dir die Plantafel sofort, was das bedeutet. War er für diesen Tag schon eingeplant, markiert sie genau diesen Tag als Konflikt, mit rotem Balken und Warnsymbol, statt einer stillen Lücke, die dir erst am Nachmittag auffällt. Du ziehst seinen Einsatz auf einen freien Kollegen, fertig, und wenn du dich vertust, holt "Rückgängig" den Vorgang zurück. Der neue Einsatz landet sofort in dessen Monteur-App, mit Adresse und Checkliste. Bist du unterwegs, machst du dasselbe in der Tagesliste auf dem Handy, wo der Kasten "Frei" die verfügbaren Kollegen mit Verplanen-Knopf zeigt. Die Krankmeldung selbst verwaltest du in der Mitarbeiterverwaltung, die Plantafel zieht daraus automatisch die Konsequenz für den Tag.

• Krankmeldung erfasst, Konflikt mit einer bestehenden Planung erscheint sofort als roter Balken
• Einsatz per Drag and Drop auf einen freien Kollegen umverteilen, mit "Rückgängig" als Sicherheitsnetz
• Auf dem Handy zeigt der Kasten "Frei" jede verfügbare Person mit Verplanen-Knopf
• Der neue Einsatz erreicht den Monteur sofort in der App, ohne Anruf

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Auslastung und Überbuchung sofort erkennen

Neben jedem Monteur läuft ein Auslastungsbalken mit. Hast du auf den Aufträgen geschätzte Stunden hinterlegt, rechnet baumacht sie gegen die Kapazität der Woche und zeigt dir direkt "X von Y h". Die Wochenkapazität ist dabei keine starre Zahl, sondern die Summe der Tageskapazitäten: acht Stunden je Werktag, also im Normalfall 40 Stunden, aber null an Betriebsferientagen und vier bei einem halben Urlaubstag. Ein bespielter Samstag zählt auf beiden Seiten mit. Übersteigen die bekannten Stunden die Kapazität, färbt sich der Balken rot und ein Warnsymbol erscheint, in der Tagesansicht gilt dieselbe Regel gegen die acht Stunden des Tages. Ohne hinterlegte Stunden zeigt der Balken stattdessen, an wie vielen Tagen der Monteur schon verplant ist. Als Überbuchung zählt außerdem, wenn sich zwei Einsätze am selben Tag zeitlich überschneiden oder wenn jemand trotz Urlaub oder Krankheit noch eingeplant ist. Schon in der Auswahl beim Verplanen steht hinter jedem Namen, ob dort an dem Tag Betriebsferien, eine Abwesenheit oder eine Überbuchung liegt, sodass du es siehst, bevor du speicherst.

• Auslastungsbalken pro Mitarbeiter gegen die tatsächliche Wochenkapazität, im Normalfall 40 Stunden
• Betriebsferien zählen null Stunden, ein halber Abwesenheitstag vier: der Nenner lügt nicht
• Rote Warnung bei Überbuchung: du steuerst gegen, bevor es eng wird
• Warnhinweis schon in der Mitarbeiterauswahl, bevor der Einsatz geschrieben wird
• Überschneiden sich zwei Einsätze am selben Tag zeitlich, zählt das ebenfalls als Konflikt
• Urlaub und Krankheit erscheinen als eigener Block: du planst niemanden ein, der nicht da ist

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Farben zeigen dir den Status auf einen Blick

Jeder Auftrag auf der Plantafel trägt seine Farbe: offen, aktiv oder abgeschlossen. So erkennst du ohne Klick, was noch ansteht, was läuft und was erledigt ist. Auf jedem Balken stehen Auftragstitel und Adresse. Ein Klick führt dich direkt zum Auftrag mit allen Details: Kunde, Termine, Material, Fotos und Berichte.

• Farb-Ampel für den Auftragsstatus: offen, aktiv, abgeschlossen
• Adresse direkt auf dem Block, inklusive Maps-Link im Auftrag
• Ein Klick führt vom Plantafel-Block zum vollständigen Auftrag

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Die Planung landet direkt beim Monteur

Was du auf der Plantafel verteilst, sieht dein Monteur in seiner eigenen mobilen App, als native App auf dem iPhone. So wird aus deiner Einsatzplanung im Büro mobile Auftragsplanung beim Monteur, ohne Medienbruch. Dort findet er seine zugewiesenen Aufträge mit Adresse, Maps-Link zur Navigation und Checkliste, erfasst die Zeit, lädt Fotos und Berichte hoch und bucht Material. Die Kundenunterschrift nimmt er im Monteur-Bereich im Browser ab. Disposition im Büro und Ausführung auf der Baustelle hängen an einem Faden: ohne Zuruf, ohne Zettel.

• Zugewiesene Aufträge erscheinen sofort in der Monteur-App
• Adresse mit Maps-Link, Checkliste, Zeiterfassung und Foto-Upload für den Monteur vor Ort
• Rückmeldungen vom Monteur fließen zurück ins Büro: ein durchgängiger Datenfluss

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Für jeden Handwerksbetrieb mit mehr als einem Monteur

Ob Elektro, SHK, Maler, Trockenbau oder Garten- und Landschaftsbau: die Einsatzplanung von baumacht ist gewerkneutral. Sie hilft jedem Betrieb, der mehrere Leute auf wechselnde Baustellen schickt und den Überblick behalten will. Es läuft komplett in der Cloud, ist DSGVO-konform und Made in Germany. Du brauchst keinen Server und keine Installation: Browser auf, einloggen, planen.

• Gewerkneutral: passt für Elektro, SHK und jedes andere Handwerk
• Mobil-first und Cloud: planen vom Büro-PC, Laptop oder Tablet
• DSGVO-konform, Made in Germany

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Baue baumacht mit

baumacht wächst mit den Betrieben, die es nutzen. baumacht wird nah an der Praxis weiterentwickelt, mit direktem Draht zum Team. Sag uns, welche Funktionen dir im Alltag wichtig sind, dein Praxis-Input fließt direkt in die nächsten Schritte ein. So bekommst du ein Planungswerkzeug, das genau zu deinem Gewerk passt.

• Direkter Draht zum Gründer statt anonymer Support-Hotline
• Dein Praxis-Input bestimmt mit, was als Nächstes gebaut wird
• Ein Werkzeug, das mit deinem Betrieb mitwächst