VERGLEICH
Handwerkersoftware oder Excel und Zettel?
Excel, Word und Zettel gegen Handwerkersoftware: was beides leistet, wann Excel wirklich reicht und ab wann die E-Rechnungspflicht die Tabelle aushebelt.
Von Robinson Laha, Gründer von baumacht. Zuletzt geprüft am 9. September 2026.
Für einen Betrieb mit wenigen Rechnungen im Monat und ohne Angestellte reichen Excel und Word aus. Sobald Mitarbeiter Stunden schreiben, mehrere Baustellen parallel laufen oder Geschäftskunden E-Rechnungen verlangen, kippt die Rechnung: Die Tabelle kann kein XRechnungs-Format, keine Zuordnung von Stunden und Material zum Auftrag und keine Nachkalkulation. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Betriebe E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen.
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Was Excel kann und wo es aufhört
Excel ist ein gutes Werkzeug und für viele Betriebe der Einstieg. Es rechnet zuverlässig, kostet nichts extra und jeder kann es bedienen. Die Grenze verläuft nicht bei der Rechenleistung, sondern bei drei Dingen: Formatzwang (die E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, kein PDF), Mehrbenutzerbetrieb (zwei Leute in derselben Datei) und Nachvollziehbarkeit (wer hat wann welche Zeile geändert). Die Tabelle unten vergleicht die Aufgaben, die im Handwerksbetrieb jeden Monat anfallen.
Alltagsaufgaben im Handwerksbetrieb: Excel, Word und Zettel gegenüber baumacht.
| Aufgabe | Excel, Word und Zettel | baumacht |
|---|---|---|
| Angebot schreiben | Word-Vorlage, Preise aus einer zweiten Datei abtippen | Angebot aus dem Katalog, auf Wunsch aus einer Sprachnotiz vorbereitet |
| Aus dem Angebot eine Rechnung machen | Datei kopieren, Überschrift ändern, Nummer von Hand hochzählen | Angebot wird zur Rechnung, Nummernkreis läuft automatisch weiter |
| E-Rechnung an Geschäftskunden | nicht möglich: PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der Norm | XRechnung 3.0 zum Download, eingehende E-Rechnungen werden ausgelesen |
| Arbeitszeit der Monteure | Zettel oder Stundenzettel-Tabelle, am Monatsende abtippen | Monteur erfasst mobil in der App, Zeit hängt am Auftrag |
| Material auf den Auftrag buchen | getrennte Liste, Zuordnung passiert im Kopf | Material am Auftrag, Nachkalkulation zeigt die Marge |
| Baustelle dokumentieren | Fotos auf dem Handy, Notizen im Block | Bautagebuch mit Fotos und Bericht, direkt am Auftrag |
| Übergabe ans Steuerbüro | Ordner und Dateien sammeln, Rückfragen per Telefon | DATEV-, Lexware- oder CSV-Export |
| Zwei Leute arbeiten gleichzeitig | eine Datei, eine Person, sonst zwei Stände | Büro und Baustelle im selben System |
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Die E-Rechnung ist der Punkt, an dem die Tabelle ausfällt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen darf man bis zum 31. Dezember 2026 noch die klassische Papier- oder PDF-Rechnung. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle Umsätze zwischen Unternehmen. Eine E-Rechnung ist dabei eine strukturierte Datei nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein aus Excel gedrucktes PDF erfüllt das nicht.
- Empfangen: Pflicht seit dem 1. Januar 2025, für jeden inländischen Unternehmer
- Ausstellen: freiwillig bis zum 31. Dezember 2026
- Ab dem 1. Januar 2027: Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz
- Ab dem 1. Januar 2028: Pflicht für alle Umsätze zwischen Unternehmen
- Ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV und Rechnungen an Privatkunden
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen empfangen, aber nicht ausstellen
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Wann Excel wirklich reicht
Es gibt Betriebe, für die eine Umstellung heute keinen Gewinn bringt. Wer allein arbeitet, im Monat eine Handvoll Rechnungen schreibt, fast nur für Privatkunden tätig ist und die Belege ohnehin gebündelt in die Kanzlei gibt, verwaltet das mit einer sauberen Tabelle und einer Word-Vorlage gut. Wichtig sind dann zwei Dinge: die Aufbewahrungspflichten einhalten und rechtzeitig vor 2028 klären, wie die eigene E-Rechnung entstehen soll. Software lohnt sich in dem Moment, in dem Zeit für das Zusammensuchen draufgeht statt für die Arbeit.
- Ein Kopf, wenige Rechnungen im Monat, überwiegend Privatkunden: Excel reicht
- Angestellte, die Stunden schreiben: der Abtippaufwand wird zum Kostenfaktor
- Mehrere Baustellen gleichzeitig: die Zuordnung von Zeit und Material entscheidet über die Marge
- Geschäftskunden und öffentliche Auftraggeber: die E-Rechnung wird zur Zugangsvoraussetzung
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Was der Umstieg praktisch bedeutet
Der Umzug scheitert selten an der Software, sondern an den Altdaten. Deshalb ist das der ehrliche Teil: Leistungen, Material, Kunden und Lieferanten bringst du als Excel- oder CSV-Tabelle mit, laufende Aufträge legen wir beim Einrichten gemeinsam an. Umgekehrt kommst du auch wieder raus: Deine Firmendaten lädst du in den Einstellungen als ZIP herunter. Was den Betrieb kostet, steht offen auf der Preisseite, gestaffelt nach Personen und monatlich kündbar.
ANHANG A · HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen
F.01Reicht Excel für einen kleinen Handwerksbetrieb?
Für einen Einzelunternehmer mit wenigen Rechnungen im Monat und überwiegend Privatkunden reicht Excel in der Regel aus. Sobald Mitarbeiter Stunden schreiben, mehrere Baustellen parallel laufen oder Geschäftskunden E-Rechnungen verlangen, wird die Tabelle zum Engpass: Sie kann kein XRechnungs-Format und ordnet Zeiten und Material nicht dem Auftrag zu.
F.02Kann ich eine E-Rechnung mit Excel schreiben?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine strukturierte Datei nach der Norm EN 16931, in Deutschland üblicherweise XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein aus Excel oder Word erzeugtes PDF ist keine E-Rechnung, auch nicht als PDF/A. Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.
F.03Ab wann muss ich als Handwerker E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Umsätze zwischen Unternehmen. Bis zum 31. Dezember 2026 darfst du weiter Papier oder PDF ausstellen. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV bleiben ausgenommen.
F.04Was kostet der Umstieg von Excel auf eine Handwerkersoftware?
Bei baumacht 49, 119 oder 199 Euro netto im Monat je Betrieb, gestaffelt nach der Zahl der Personen. Die Einrichtung ist in jedem Tarif enthalten, es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine Mindestlaufzeit. Die genaue Staffel steht auf der Preisseite.
F.05Was passiert mit meinen alten Excel-Listen?
Leistungen und Material lädst du als Excel- oder CSV-Tabelle in den Katalog, Kunden und Lieferanten über den Datenübernahme-Assistenten, jeweils mit Vorschau vor dem Import und der Möglichkeit, den Lauf zurückzunehmen. Laufende Aufträge legen wir beim Einrichten gemeinsam an. Umgekehrt lädst du deine Firmendaten jederzeit als ZIP herunter.
Quellen
- Bundesfinanzministerium: FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen, Absatz 1 zur E-Rechnung)
- § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro)
- § 19 UStG (Besteuerung der Kleinunternehmer)
Dieser Vergleich gibt den Stand vom 9. September 2026 wieder und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall ist im Zweifel fachlicher Rat maßgeblich.
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