E-Rechnung im Handwerk: Ab wann gilt die Pflicht?

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Das Wichtigste in Kürze

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Handwerksbetrieb E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Das Versenden wird stufenweise zur Pflicht: Ab 2027 für größere Betriebe, ab 2028 für alle. Eine normale PDF gilt dabei nicht als E-Rechnung. Wer heute schon mit einem System arbeitet, das echte E-Rechnungen erstellt, ist beim Versenden auf der sicheren Seite. Für das Empfangen reicht zunächst ein normales E-Mail-Postfach.

• Empfangen können: Pflicht seit 1. Januar 2025 für alle.
• Senden: Pflicht ab 2027 (über 800.000 Euro Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 (alle).
• Gilt nur zwischen Unternehmen im Inland (B2B), nicht für Privatkunden.
• Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung.

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Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung am Computer. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Eine Software kann die Inhalte automatisch auslesen und weiterverarbeiten, ohne dass jemand etwas abtippt. Eine eingescannte Rechnung oder eine einfache PDF erfüllt das nicht. Solche Rechnungen heißen seit 2025 offiziell sonstige Rechnungen und gelten nicht als E-Rechnung.

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Ab wann gilt die E-Rechnungs-Pflicht? Die Fristen 2025 bis 2028

Der Gesetzgeber führt die Pflicht in Stufen ein. Das Empfangen gilt seit 2025 ohne Ausnahme, das Ausstellen bekommt eine Übergangszeit, die sich nach deinem Vorjahresumsatz richtet. Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 elektronisch ausstellen, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Die folgende Tabelle zeigt für jedes Jahr, was für dich gilt.

• Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers, nicht der laufende Umsatz.
• Die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen, nicht gegenüber Privatkunden.
• Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen nicht ohnehin erfüllt, ist noch bis Ende 2027 nutzbar.

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Was bedeutet das konkret für deinen Betrieb?

Empfangen musst du schon heute. Schickt dir dein Großhändler oder ein Generalunternehmer eine E-Rechnung, musst du sie öffnen und lesen können. Mehr verlangt das Gesetz dafür nicht, ein E-Mail-Postfach genügt. Beim Versenden hast du je nach Umsatz noch Zeit, bis 2027 oder 2028. Und das alles gilt nur unter Unternehmen. Schreibst du dem privaten Auftraggeber die Rechnung für seine neue Elektroinstallation, bleibt alles wie bisher.

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Was gilt für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach der Kleinunternehmer-Regelung sind vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit. Sie dürfen ihre Rechnungen weiter als sonstige Rechnung schreiben, also zum Beispiel als Papier oder PDF. Empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen, und zwar bereits seit 2025. Wer also umsatzsteuerlich Kleinunternehmer ist, hat beim Senden Ruhe, muss beim Empfangen aber mitziehen.

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Welche Formate erfüllen die Pflicht?

Gültig ist jedes Format, das die Norm EN 16931 erfüllt. In Deutschland sind das vor allem zwei verbreitete Formate. Eine elektronische Signatur ist nicht nötig, und der Versand per E-Mail reicht aus. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist seit Einführung der Pflicht der strukturierte Teil der führende, nicht mehr das sichtbare PDF-Bild. Weicht die Anzeige von den Daten ab, gelten die Daten.

• XRechnung: ein reines Datenformat, Standard im öffentlichen Auftragswesen.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL): kombiniert eine sichtbare PDF mit eingebetteten strukturierten Daten.
• Bei hybriden Formaten führt der strukturierte Teil, nicht der Bildteil.

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Welche Rechnungen sind ausgenommen?

Nicht jede Rechnung muss elektronisch sein. Für einige Fälle bleibt es bei der freien Wahl. Wichtig für den Handwerksalltag ist vor allem die Kleinbetragsgrenze: Bis 250 Euro brutto darfst du weiter Papier oder PDF verwenden, was den schnellen Materialkauf und die kleine Reparatur betrifft. Die Ausnahmen gelten für das Ausstellen; empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).
• Rechnungen an Privatkunden (B2C).
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, etwa viele Vereine.
• Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

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Was tust du, wenn du eine E-Rechnung bekommst?

Eine E-Rechnung kommt meist als XRechnung oder ZUGFeRD per E-Mail. Du musst sie nicht ausdrucken, sondern im Originalformat aufbewahren, so wie es die GoBD verlangen. Zum Ansehen reicht bei ZUGFeRD oft schon ein PDF-Betrachter, eine reine XRechnung öffnest du mit einem kostenlosen XRechnungs-Viewer oder deiner Software. Mit baumacht übernimmt das die E-Rechnungs-Inbox: Eingehende XRechnung, UBL, CII und ZUGFeRD werden in den Kernfeldern ausgelesen (Betrag, Lieferant, Datum), das Original bleibt unverändert in deiner privaten Ablage, und du übernimmst die Rechnung per Klick als Ausgabe. Für die Steuer zählt vor allem, dass die Rechnung vollständig und unverändert erhalten bleibt und auffindbar ist.

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Wie setzt du die E-Rechnung mit baumacht um?

baumacht erstellt E-Rechnungen im Format XRechnung 3.0. Die Korrektheit der Erzeugung sichern wir mit dem offiziellen KoSIT-Validator ab, dem Prüfwerkzeug für XRechnung in Deutschland. Du schreibst deine Rechnung wie gewohnt aus dem Auftrag heraus und gibst sie als E-Rechnung aus, ohne dich um die technischen Details der Norm zu kümmern. So bist du beim Versenden auf die kommenden Pflichtstufen vorbereitet, und deine Steuerkanzlei bekommt über den DATEV-, Lexware-Office- oder CSV-Export eine saubere Grundlage. Den Empfang nimmt dir die E-Rechnungs-Inbox ab: Eingehende XRechnung, UBL, CII und ZUGFeRD werden in den Kernfeldern ausgelesen und unverändert im Original privat abgelegt, du übernimmst sie per Klick als Ausgabe. Ein ZUGFeRD-Ausgang ist noch nicht live.